Kommunikation – Projektmanagement


Lesezeit: 6 min.

Jeder schon einmal gehört: Info an Alle – Wir machen einen „Kick OFF“! So mit allem und so… Die Vorbereitungszeit bis zum Event ist gerade mal nicht lange – so circa 4 Wochen. “ Das haben wir früher immer so gemacht. Das wird der Hammer …“ In der Unternehmung, keine kleine KMU – ist reges „positives Treiben“ angesagt. „Ende nächster Woche machen wir unser erstes Meeting … Die Zeit sollte ja ausreichen!“  Angesprochen hierzu werden vornehmlich die Damen und Herren aus Sekretariat, Personalabteilung, Azubi, Praktikanten, Aushilfen und Studenten! Na dann mal viel Spaß bei diesem doch sehr „anspruchsvollen“ Vorhaben …

pm

Nur mal ein Beispiel von vielen Dingen, die gesichert im Vorfeld gesetzt sein müssen: Woher weis Azubi-/ne, Praktikant-/in, Student-/in,  zu welchem Zeitpunkt die Einladungen raus sein müssen und beim Gast vorliegen sollten? Sicher ist dies Bewusstsein noch vom letzten Kick Off bei einer Person in der Unternehmung vorhanden – das hatte ja auch super funktioniert! Sicher eine Möglichkeit. Was will ich hier aufzeigen? Bedingt durch die vielen erfolgreichen Jahre neigen die Unternehmen es so zu machen. Ohne große Vorgaben. Eigentlich so wie immer. Dagegen spricht heute einiges, denn die Arbeitsfelder der einzelnen Abteilungen haben sich erweitert und erheblich zentralisiert. Das wird leider vergessen. – Irren ist sooo menschlich!

Oder ist es das nicht??

Praktikant-/in, Azubi-/ne ja sogar Student-/in bis hin zu den Neueinsteigern von den Unis mit den Zielrichtungen BWL und VWL stehen schnell bei solchen Projekten neben sich und sind je nach Lage, völlig und gänzlich überfordert. Die Frage stellt sich ganz einfach im Heute so: Was will Unternehmung mit einem solchen Projekt erreichen. Nach innen und nach außen in der Kommunikation. Soll dies Projekt „talk of town“ werden? Soll alles nach den örtlichen Regeln/Auflagen usw. in bester Qualität erfolgen? Wenn nur diese Fragen mit einem „Ja“ beantwortet werden, egal um welches Projekt es sich handelt! Dann ist ein Projektmanagement angebracht.

Somit werden im Vorfeld weitere Fragen angestellt und zumindest diskutiert sein. – An dieser Stelle kürze ich es ab! Obiges Szenario mit dem frei gewählten Name „Kick Off“  findet statt – Alle direkt mit diesem Projekt Beteiligten laufen auf der letzten Rille und sind mega genervt – Ja das mal gerade mit 18 Jahren

Auch diese Wirkung ist in der heutigen Gesellschaft wichtig, denn früher ging Praktikant-/in gerade mal in die Küche für den Kaffee!   – Heute muss eine kompetente Funktion an den Tag als Beispiel gebracht werden, die z.B. die Gespräche mit den Künstlern angehen – ohne zu wissen, was steht dabei eigentlich auf dem Spiel, wenn der Künstler auf die Bühne tritt und die exakten Vorgaben sind in keinster Weise, zu keiner Zeit geregelt … Ach ja, wenn es dann mal wieder gut geht – … es hat ja immer so funktioniert, dann freut sich die Mannschaft! Grundsätzlich: Alle Beteiligten, bis hin in die Chefetage stehen in der Verantwortung! Das ist wohl klar. Nur am kleinsten Glied in der Kette kann viel vermasselt werden! Auch sind in den heutigen Stellenausschreibungen in den Bereichen Marketing / Event überwiegend Praktikantenstellen erkennbar. Leider bildet sich hier ein Trend ab! ext.suchbeispiel

Wie kann eine solche Angelegenheit heute reibungslos, unaufgeregt, sicher, seriös, budgettreu und erfolgreich ablaufen? Eine Lösung kann ein externes Projektmanagement sein. Der andere Lösungsvorschlag liegt ebenfalls in der Hand der Unternehmung. Durch gutes zusätzliches Personal in der eigenen Unit, das Interesse noch selbst mitbringt und sich auch jedes Mal wieder motivieren kann.
Bei dieser Betrachtung möchte ich den ersten Lösungsansatz beleuchten. Ein externes Projektmanagement für diesen Zeitraum an die Unternehmung koppeln. Alle Fäden liegen beim Auftraggeber! Das ist die eine Lösung. Alle Prozesse, die zu dem Projekt führen werden untersucht. Ja es besteht heute sogar die Möglichkeit, diese jeweiligen Prozesse einer Risikoeinschätzung zu unterziehen. Was passiert, wenn die … Alle Prozesse werden auch gleichsam unter der Wirtschaftlichkeit betrachtet. Für die Kommunikation, heute im Social Media Zeitalter angekommen müssen ebenfalls diese besonderen Kanäle gleich zu Beginn aktiviert werden. Auswertungen, wöchentliches Monitoring sowie aktuelle Datenerhebungen gehören ebenfalls ins Projekt. Somit erhält der Auftraggeber immer den aktuellen Status!

Projektmanagement – Kommunikationsleitfaden – Risikoeinschätzung – Wirtschaftlichkeit Analyse – Klimabilanz, hier die Betrachtung der CO2 Emissionen – Kommunikationsergebnisse/Monitoring – ROI!

Dies sind zuerst einmal die wichtigsten Fakten. In der Zukunft wird es so ablaufen: Die Einladung wird aus dem System automatisch und rechtzeitig gesichert zugestellt – Kontrolle Eingangsmonitoring – Ticket Sharing Funktion, dass z.B. bei solch einem Kick Off das Ticket personalisiert ist – und nicht weiter gereicht werden kann!

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